Как работать дистанционно

В разделе представлены статьи, которые будут интересны тем, кто переводит своих сотрудников на удаленную работу
15 Апреля 2020
Как бизнесу наладить видеосвязь с сотрудниками

При переводе бизнеса на удалённый формат работы основной аргумент «против» — это отсутствие личного общения. Конечно, многие вопросы можно обсудить в процессе переписки в мессенджерах или по электронной почте. Но как быть, если необходимо собрать общее совещание или привлечь к обсуждению задачи несколько сотрудников одновременно? На самом деле такую проблему легко решить, если правильно выбрать сервис видеоконферецсвязи. 


Мы в Open Academy проверили на себе и составили подборку сервисов для видеосвязи с сотрудниками на удалёнке.

Zoom

Популярный сервис для видеоконференций с платной и бесплатной версиями, доступный на любых устройствах.

Бесплатный функционал включает:

  • до 100 участников в одном сеансе видеосвязи;
  • ограничение в 40 минут для групповых конференций;
  • отсутствие ограничений по времени для конференций 1 на 1;
  • неограниченное число конференций;
  • одновременная демонстрация экрана;
  • приватный и групповой чат;
  • подключение плагинов и расширений;
  • многопользовательское совместное использование и т. д.

Если количество членов команды больше 100 человек и прерывать длительные совещания нежелательно, можно расширить функционал.

Zoom удобен, как для небольших совещаний, так и для проведения собрания для всех сотрудников достаточно крупной компании. Сервис можно применять для проведения длительных вебинаров или для обеспечения постоянной связи в течение рабочего дня.

Uberconference

В бесплатном варианте число участников — до 50 человек.

Платформа, оптимизированная для проведения веб-конференций. Есть бесплатный и платный планы.

Общие функции для всех тарифов:

  • длительность конференции до 5 часов;
  • неограниченное число конференций;
  • совместное использование экрана;
  • видео и звук HD-формата;
  • наличие мобильных приложений.

Если ваш бизнес пока невелик и вы не можете или не хотите применять платные варианты видеосвязи, ваш выбор —  Uberconference. Бесплатный функционал позволяет проводить достаточно длительные совещания, причем участвовать в обсуждении может любой член команды.

Skype

Достаточно привычное решение для частного онлайн-общения в реальном времени. Но почему-то при выборе сервиса видеосвязи для бизнеса Skype часто игнорируют. Однако бесплатная версия сервиса может закрыть потребности небольшой команды.

Основные функции:

  • групповые видеозвонки — до 50 человек в десктопной версии и до 25 участников на мобильных устройствах;
  • совместное использование экрана;
  • запись звонков и демонстрации экрана;
  • хранение загруженных файлов в течение 30 дней;
  • приглашение в чат по уникальной ссылке.

Убедитесь, что у всех участников команды установлено приложение. Создайте общий чат, добавьте или пригласите собеседников и начните видеозвонок.

Skype удобен для проведения небольших совещаний и как инструмент оперативной связи между отдельными сотрудниками.

Proficonf

Платформа для видеосвязи, доступная на ПК и с любых мобильных устройств через веб-браузер.

На любом тарифе:

  • длительность конференции не ограничена по времени;
  • есть функция демонстрации экрана, файлов и медиа-контента;
  • присутствует дисковое пространство для хранения;
  • имеется доска для рисования.

Количество участников в бесплатной версии ограничено двумя участниками.

 

В Proficonf удобно обсуждать проекты, делиться предложениями и возможными решениями. Функционал продуман под взаимодействие участников.

Webex Meetings

Сервис для проведения веб-конференций, онлайн-совещаний, совместной работы над документами в режиме реального времени. Есть приложения для ПК и мобильных устройств.

Основные функции:

  • количество участников до 1 000 человек;
  • одновременная работа с контентом, файлами и видео;
  • доступ к видео и аудио для всех участников;
  • чат и обмен мгновенными сообщениями;
  • интеграция с популярными приложениями;
  • запись веб-сессий.

Webex удобно применять, если не все сотрудники имеют постоянный доступ к ПК. В мобильной версии можно использовать чат, аудио- и видеодоступ. Также сервис можно использовать для совместной работы сотрудников, удаленно работающих по всему миру.

подробнее...
15 Апреля 2020
Видеосвязь с сотрудниками



Возможные решения для видеосвязи

Сервисов видеосвязи существует очень много и невозможно перечислить их все в одной статье. Мы приведем ещё небольшой список ресурсов, которые вы можете использовать для обеспечения видеосвязи на удалёнке:

  • Sococo. Виртуальный офис для удаленных команд с возможностью совместного взаимодействия.
  • TrueConf Online. Программа для видеосвязи с чатом, записью, показом экрана.
  • VideoGrace. Сервис для видеоконференций с демонстрацией рабочего стола, с локальным и облачным решением.
  • Mirapolis Virtual Room. Сервис для вебинаров и онлайн-встреч.
  • Google Hangouts. Бесплатный сервис с групповым чатом до 100 человек и видеозвонками до 10 участников.
  • VideoMost. Облачные HD-видеоконференции онлайн. Есть трансляция рабочего стола, обмен файлами, общая доска для рисования, групповой чат.
  • Fuze. Платформа облачных коммуникаций для бизнеса. Есть чат, видеозвонки и возможность обмена контентом.
  • PukkaTeam. Сервис для работы удаленных команд с видеовстречами до 20 человек и отслеживанием присутствия.
  • Highfive. Сервис для неограниченных видеовстреч до 125 участников. Есть групповой чат, интеграция с приложениями, совместное использование экрана.
  • Join.me. Платформа для видеоконференций, неограниченных по времени и количеству. Есть совместный доступ к экрану, чат и обмен файлами.
  • Jitsi Meet. Бесплатный видеочат с открытым исходным кодом без ограничений по длительности и числу встреч. Не требует регистрации. Есть текстовый чат, обмен файлами, совместный просмотр презентаций, общая работа над документами.
  • FreeConference. Сервис для конференц-звонков и онлайн-встреч. Есть чат, обмен документами, интерактивная доска.
  • Facebook Messenger. Бесплатный мессенджер для ПК и мобильных устройств. До 50 участников группового видеозвонка с возможностью общения в общем чате.
  • MyOwnConference. Сервис для вебинаров и онлайн-встреч. Есть текстовый чат, демонстрация экрана, показ документов и презентаций.
  • Zoho. Онлайн-встречи с аудио, видео и общим экраном в режиме реального времени.
Выбирая сервис для видеосвязи удалённой команды, заранее определите значимые для вас характеристики. Не стоит переплачивать за функции, которые вам не пригодятся. Обязательно воспользуйтесь бесплатным планом или демо-доступом и протестируйте решение на небольшой группе сотрудников, чтобы проверить функционал и удобство использования. Убедитесь, что выбранный сервис подходит для всей вашей команды. 
подробнее...
02 Августа 2020
Полезные онлайн-сервисы для удаленной работы



ПРЕДСТАВЛЯЕМ ВИДЕООБЗОР С ИНСТРУКЦИЯМИ И КАК С НИМИ РАБОТАТЬ. 

1) Платформа для проведения вебинаров Pruffme.com - сервис для инфобизнесменов. Можно настроить проводить вебинары и видеокурсы. Есть интеграция с Google Analytics, Яндекс Директ и социальными сетями. Удобный и простой в использовании интерфейс и гибкие тарифные планы.

2) Платформа для проведения вебинаров Webinar.ru - подходит для маркетинговых акций и инфобизнеса. Можно проводить бесплатные  и платные вебинары. Компания помогает вести клиенту весь документооборот. Есть интеграция с Яндекс.Метрика и Google Аналитика.

3) Площадка для проведения видеоконференций Zoom.us - удобное и практичное приложение, которое вполне покрывает потребности средней организации на бесплатном тарифе, а если нужны более продвинутые функции, то линейка тарифных планов начинается от 15$ в месяц.

4) Система управления проектами Trello.com - сервис представляет собой доску с карточками, которые, в свою очередь, организованы в списки. В каждой карточке можно ставить метки, назначать исполнителя и обсуждать ход работы. 

5) Онлайн-сервис Bitrix24.r - функционал охватывает практически все. Здесь заявлены функциональные возможности социальных сетей, проектов, задач, управления персоналом, и многое другое, в том числе CRM.

6) Корпоративный чат для команды Slack.com - Slack подходит именно для рабочей переписки команды: на каждую тему создается отдельный канал.

7) Платформа для создания сайтов WIX - эта платформа известна во всем мире. Она рассчитана на создание, в первую очередь, сайтов-визиток, промо-страниц, небольших магазинов (до пары сотен товаров) и т.п. Привлекает своим дизайном, разнообразием шаблонов, простотой использования.

8) Конструктор сайтов Tilda - свыше 450 профессиональных блоков готовы для вашего сайта и интернет-магазина

9) Платформа для создания сайтов WordPress - платформа  предоставляет любые возможности для создания всевозможного контента. Это гибкая, надёжная и мощная платформа, прекрасно подходящая для вашего бизнеса.

Обзоры полезных сервисов
10 сервисов для организации удаленной работы от издательства МИФ (Манн-Иванов-Фербер)

ПОЛЕЗНЫЕ СЕРВИСЫ ДЛЯ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ от CAREERLIFT // Платформа для профессионалов

Обзор сервиса задач Trello.com
Видеообзор сервиса
Что такое  канбан-доска задач и как она работает
Обзор приложения Trello

Обзор сервиса Zoom
Zoom - лучшая программа для видеосвязи
Как пользоваться программой Zoom для видеоконференций

"Теплица социальных технологий" образовательный проект (сотрудничество некоммерческих организаций и IT-специалистов)

Сравнительный обзор различных площадок и онлайн-сервисов

Как пользоваться вебинарной комнатой Pruffme

Обзор сервиса Slack


Обзор онлайн-сервиса Вебинар.ру
Как использовать чат вебинара
Как проводить тесты и голосования на вебинаре
Виртуальный учебный центр We.Study
Видеообзор Webinar.ru
подробнее...
15 Апреля 2020
Как перевести сотрудников на удалёнку



 Сейчас многие компании по всему миру переходят на удалённый формат работы. Все чаще удалёнка обусловлена необходимостью, а не вопросами личного предпочтения. Основная проблема в том, что нужно правильно организовать удалённый труд и обеспечить своевременное выполнение задач.
Open Academy собрала несколько полезных рекомендаций о том, как бизнесу перейти на удалёнку и соблюсти непрерывность бизнес-процессов.


 1. Организуем коммуникации сотрудников

Самый частый аргумент против удалённой работы — отсутствие живого общения. Конечно, некоторые вопросы проще решать при личных встречах. Но при правильной организации удалённой работы можно общаться не менее продуктивно. Преимущества онлайн-коммуникаций в том, что:


 меньше отвлекаешься на посторонние дела;
 важные обсуждения заранее спланированы и расписаны;
 общение происходит только по актуальным темам.


 Но чтобы коммуницировать было удобно, важно правильно подобрать сервисы с учётом цели использования.


 Для текстового общения можно использовать:


  e-mail;

  Telegram;

  WhatsApp;

  Facebook Messenger;

  Slack.



 Если нужно пообщаться по видео или просто голосом, пригодятся:


  Viber;

  Skype;

  Google Hangouts Meet;

  ZOOM Cloud Meetings.


 Важно заранее определить, какие способы связи будут использованы для срочных коммуникаций, а какие больше подойдут для запланированных совещаний. Например, по электронной почте лучше обмениваться документами или обсуждать несрочные задачи. Мессенджеры отлично подойдут, когда нужно оперативно связаться с коллегой. А вот платформы с поддержкой формата видеоконференций пригодятся при совместном обсуждении проектов.


 Рекомендуем прописать для сотрудников инструкции по коммуникациям и уточнить следующие моменты:

 какие приложения должны быть установлены обязательно;
 цель использования приложений (аудио/видео, срочно/не срочно);
 порядок беседы (вопрос-ответ в режиме нон-стоп, планирование повестки, длительность обсуждения).


 Некоторые сервисы для общения имеют ограничения по числу участников или предоставляют ограниченный функционал в бесплатной версии. Но если хорошо поискать, найдутся оптимальные решения.


 Так геймерский голосовой и текстовый чат Discord абсолютно бесплатен, работает на ПК и смартфонах, позволяет общаться в общем чате, в личке или отдельных чатах под разные проекты.


 Интерфейс Discord похож на интерфейс Telegram


 В сервисе для веб-конференций Cisco Webex Meetings можно бесплатно проводить встречи со 100 участниками без ограничения по времени, с HD-видео и совместным использованием экрана.


 В Webex можно совместно использовать экран, общаться по видео, аудио и через чат


 Примером успешной удалённой коммуникации служит Aviasales — крупнейший в Рунете проект по поиску дешевых авиабилетов. Здесь действует правило, по которому каждый сотрудник 2 месяца в году может работать удалённо. На постоянной удалёнке работают только специалисты, для которых важнее быть на связи, чем в офисе. Вне зависимости от места работы, вся команда взаимодействует через Zoom и соблюдает единый рабочий график. Это позволяет вести рабочие процессы так, как будто все работают в одном офисе.


 2. Планируем рабочие задачи


 В удалённой работе грамотное планирование гарантирует отсутствие срывов и неожиданностей. Каждый сотрудник должен знать, что и когда он должен сделать.


 Совместно планировать задачи удобно в следующих сервисах:


  Google Календарь — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и настраивать напоминания;

  «Планировщик» Microsoft — можно прописывать планы, создавать группы, назначать задачи и настраивать уведомления об их назначении, обновлять сведения о состоянии;

  Asana — в web-приложении, доступном на iOS и Android, можно прописывать задачи и дедлайны, устанавливать приоритеты, отслеживать выполнение;

  Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;

  «Битрикс24» — сервис включает планирование проектов и дедлайнов, таск-менеджмент, возможность обмена документами, визуализацию данных на календаре. Создание отдельных рабочих групп;

  «Мегаплан» — можно назначать задачи отдельным сотрудникам, следить за их выполнением и сохранять завершённые проекты;

  «Яндекс.Трекер» — удобно планировать спринты, управлять задачами на виртуальной доске, согласовывать макеты и документы, визуализировать данные;

  Slack — здесь можно настраивать задачи, устанавливать сроки, общаться с коллегами, согласовывать проекты;

  Pyrus — предусматривает общение, списки задач, загрузку файлов, интеграцию с облачными хранилищами.


 Выберите планировщик, который доступен и удобен для всех сотрудников и фиксируйте в нем абсолютно все задачи. Главное правило: нет задачи в планировщике — задачи нет вообще, не зафиксированы итоги обсуждений — никаких итогов не было.


 В Google Календарь можно создать несколько календарей для разных проектов


 Большинство планировщиков задач предполагают наличие ограниченных бесплатных версий, бесплатный доступ для небольших команд или демо-период. Вы можете потестировать разные варианты, чтобы выбрать наиболее удобный.


 Учтите, что на первых порах у сотрудников могут быть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, бытовые дела и отсутствие руководителя сильно отвлекают от работы. Рекомендуем заранее прописать правила удаленной работы: график рабочего дня, период пребывания на связи. сроки сдачи текущих задач. Желательно ежедневно составлять краткосрочные планы, по которым сотрудники должны отчитаться по окончании дня. Можно завести общий «дневник», куда каждый член команды будет ежедневно записывать завершенные задачи.


 Возможно, что вашим сотрудникам поможет опыт других удалёнщиков. Периодически проводите онлайн-вебинары на тему организации рабочего места, планирования рабочего времени, способов борьбы с прокрастинацией.


 3. Обеспечиваем возможность совместной работы


 Как бы хорошо ни были спланированы задачи, иногда сотрудникам нужно поработать совместно в режиме реального времени. Для этого тоже существуют онлайн-решения. Например:


  Google Документы — сервис подходит для совместной работы над текстовыми документами, таблицами, презентациями;

  Miro — интерактивная доска для совместной работы над схемами и мудбордами, подходит для проведения брейнстормов, интегрируется со многими популярными сервисами;

  Figma — онлайн-сервис для дизайнеров, позволяющий вместе работать над прототипами и интерфейсами;

  Netboard — инструмент для сбора, организации и обмена контентом, позволяющий совместно создавать и редактировать тематические страницы;

  Bubbl.us — бесплатный веб-сервис для брейнсторминга, в котором можно создавать интеллектуальные карты;

  Twiddla — подходит для совместного обсуждения веб-страниц, фото и графики.


 В Miro можно выбрать удобный формат представления информации


 Важно обеспечить хранение информации и её доступность в любое время. Сделать это можно с помощью облачных хранилищ. Например, можно использовать:


  Dropbox — от бесплатных 2 ГБ до неограниченного пространства в платной версии;

  «Google Диск» — бесплатно 15 ГБ + платное расширение хранилища;

  «Яндекс.Диск» — 15 ГБ бесплатного пространства с возможностью платного увеличения на 100 ГБ или 1 ТБ;

  OneDrive — от 1 ТБ на пользователя до безлимита в бизнес-версии;

  «Облако Mail.Ru» — 8 ГБ бесплатно + до 4 ТБ на платном тарифе;

  pCloud — 10 ГБ бесплатно и до 2 ТБ для бизнес-аккаунтов.


 На «Google Диск» можно создать папки по проектам и открыть доступ для сотрудников


 Когда материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, есть риск их утраты или временной недоступности в нужный момент.


 4. Продумываем систему контроля и мотивации


 В удалённой работе грамотный контроль и правильная мотивация определяют успех проекта. Вовсе не обязательно отслеживать действия сотрудников в режиме реального времени. Главное — это прописать дедлайны и следить за их соблюдением.


 Можно разбить крупные задачи на несколько мелких подзадач со своими сроками. Обяжите всех сотрудников своевременно отчитываться о проделанной работе или ежедневно отмечать выполненные задачи/подзадачи в планировщике.


 Регулярно проводите совместные совещания в видеоформате, чтобы обсудить текущие проекты и обменяться предложениями по их реализации. Прототип из офлайна — ежедневные утренние пятиминутки или «летучки».


 Заранее планируйте вопросы для обсуждения на совещании


 Предусмотрите разные способы мотивации. Например, при оплате за количество выполненных задач «удалёнщикам» попросту невыгодно затягивать проекты. Можно придумать систему поощрений за быстрое выполнение задач или сокращение сроков работы.


 Пример успешной организации системы контроля и мотивации — онлайн-школа английского языка Skyeng. Она изначально создавалась как виртуальный проект. На данный момент в команде Skyeng всего 42 штатных сотрудника и 10+ тысяч преподавателей, проживающих в самых разных странах мира.


 Обучение в школе ведется с использованием специальной онлайн-платформы, которая предусматривает видеосвязь, демонстрацию учебных материалов, мобильное приложение, личный кабинет и т. д. Преподавателям невыгодно нарушать расписание или оказывать некачественные услуги, поскольку это напрямую влияет на их заработок.


 5. Поддерживаем командный дух и корпоративные ценности


 Удалённая команда может включать в себя людей разных возрастов и с различными взглядами на жизнь. Но для успешной работы сотрудники должны «слышать» друг друга, мыслить похожими категориями, обладать пониманием общей цели.


 Помимо рабочих чатов создайте неформальную онлайн-беседу, в которой можно делиться мнениями, задавать вопросы, обсуждать какие-то второстепенные задачи, обращаться к коллегам за помощью или просто болтать в свободное время.


 Также не игнорируйте повышение квалификации специалистов и развитие их навыков. Современные методики онлайн-образования помогают осваивать с нуля новые профессии и digital-инструменты.
Рекомендуем создать базу знаний с полезной информацией для сотрудников, инструкциями по работе с сервисами, правилами компании и чек-листами по решению конкретных задач.
Делитесь новостями. К примеру, регулярно публикуйте дайджест о событиях в компании и жизни коллектива, рассказывайте о грядущих планах и текущих итогах.


 У вас все получится. Не бойтесь экспериментировать и тестировать разные решения. Для эффективного ведения бизнеса на «удалёнке» важно обеспечить оперативное взаимодействие сотрудников, удобство обмена информацией и грамотное планирование задач.


 Не стоит бояться финансовых затрат: небольшая команда вполне может обойтись бесплатными инструментами, а оплата сервисов для крупных проектов обойдется дешевле аренды офиса и организации рабочих мест. Возможно, что home-офис вам так понравится, чтобы вы не захотите менять его на офлайн-вариант.
подробнее...